Transformação Digitial e Implantação Remota

É inegável como a internet tem sido fundamental nos últimos anos para o crescimento e o amadurecimento das empresas. Longe de nós, parecermos repetitivos sobre a importância que ela exerce no cotidiano, contudo chegamos em um momento que é difícil falar de qualquer coisa relacionada à evolução e à transformação sem citar a maior responsável por isso.

Mas acontece que nem sempre foi assim. Quem vê toda a evolução hoje da tecnologia e não tenha participado, não imagina o desafio que foi acompanhá-la, principalmente para empresas. Com estruturas prontas, processos alinhados entre as equipes e uma grande cartela de clientes, como preparar a empresa para uma transformação digital? 

Em 2014, a internet estava ganhando cada vez mais destaque dos brasileiros. Os acessos a lojas virtuais por celulares e tablets cresceram 200% e o ano ficou marcado pela aprovação da Constituição da Internet no Brasil,pós sete anos de discussão entre parlamentares. E em meio a essa transformação que acometia os usuários brasileiros, existiam (e ainda existem) companhias e processos que se encontravam resistentes à mudança.

Naquela época surgia o eSocial, um verdadeiro tsunami de adequações e prazo curto para que as empresas se adequassem diante das exigências impostas a partir do novo sistema proposto pelo Governo Federal. Como de costume, reunimos nossos especialistas para avaliar em detalhe o documento orientativo, destacando três pontos essenciais para a tomada de decisão:

1. Avaliar o grau de adequação do Rhevolution para atender às deliberações do governo.
2. Avaliar o impacto dessas adequações na rotina dos nossos clientes.
3. Elencar os esforços necessários para a implementação versus prazo estabelecido, considerando abrangência nacional.

Ao chegar no item 3 ficou evidente que ao conduzir a implantação no formato tradicional (presencial) não seria possível cumprir os prazos. Esta percepção levou a Techware a buscar alternativas para alcançar todos os critérios e obrigatoriedades que o projeto eSocial colocava à prova. Foi então que a Implantação Remota se mostrou como a alternativa ideal.

“Os nossos processos precisavam ser transformados digitalmente. A implementação remota do software foi baseada nesta necessidade de agilizar os processos, com a característica de implantação de muitos clientes, quase que simultaneamente, em um prazo extremamente curto. Este foi o desafio que nos levou à Implantação Remota, onde através de um polo de implantação a distância com especialistas trocando informações entre as equipes dos clientes, seguindo um plano bastante detalhado e com processos redesenhados para o mundo digital, que foram os pilares da solução”, afirma José Afonso Dell’Agnolo, sócio-diretor da Techware.

Porém, um novo desafio estava por vir: repensar completamente a metodologia da implantação atual, passá-la pela transformação digital para chegar no método almejado para aquele momento.

Muito rapidamente vimos as questões mais sensíveis desta transformação:

• Empatia corporativa: sempre esteve presente, mas para a nova metodologia passou a ser crucial. A transformação digital não estava ocorrendo somente dentro da Techware. Ao adotar esse novo método de trabalho, o cliente seria afetado diretamente e precisávamos contar com a parceria, a confiança e a atuação de todos, inclusive do sponsor. Este, por sua vez, poderia não ficar confortável em seguir, pela necessidade de adaptação tanto dele como da equipe envolvida e os riscos inerentes.
• Equiparação técnica: a Techware precisava ajustar seus processos, equipe e adotar ferramentas para incorporar à nova metodologia, mas o cliente também precisava passar por esta equiparação. O desafio aqui estava em convencê-lo da necessidade e ganhar a confiança para conduzir o aprendizado em tempo recorde.
• Folha de pagamento sensível a todos: lidamos com uma vitrine exposta à avaliação de toda a empresa e qualquer instabilidade seria rapidamente percebida. Não se trata de um departamento isolado, onde as situações podem ser tratadas em âmbito restrito. Lidar com folha de pagamento afeta a todos e problemas relacionados com ela tendem a não serem tratados com benevolência.

Mesmo que a instalação de um novo software trouxesse inúmeros benefícios às empresas, o desafio era iminente, dada às mudanças necessárias com a nova metodologia. Para que essa implantação fosse 100% eficaz, foi necessário um acompanhamento intenso dos gerentes de projeto da Techware e de cada cliente, monitorando todas as etapas do projeto para cumprir o ritmo de entregas estabelecido. 

A mudança não foi repentina, mas ágil. Sucedeu respeitando o ritmo do cliente, porém com o prazo obrigatório no radar e o resultado foi extremamente satisfatório. Se hoje é possível enxergar o desafio da Implantação Remota como algo plenamente viável em tempos de isolamento social, a Techware tem assumido tudo com bastante naturalidade e tranquilidade. Todo o processo de seis anos atrás, conferiu à empresa a preparação necessária para a evolução técnica comportamental, estando à frente dos demais. 

Os desafios enfrentados somam e resultam no grande aprendizado e garantem a evolução contínua da metodologia: 

• Agilidade nos processos sem perder o maior diferencial: o atendimento humanizado.
• Atender grandes equipes em diferentes locais com pontualidade.
• Suporte ao cliente em todas as etapas da transição e implementação.
• Priorizar a confiança e a empatia entre empresa e cliente.

A empresa conseguiu facilitar a área mais importante de qualquer negócio: a comunicação. E essa transformação digital precisou de preparos por todos os lados, desde a análise do problema, a construção da solução, a homologação e, por fim, a produção. Todas as etapas foram fundamentais para que hoje ela vá além. 

Em 2020, com a crise da COVID-19 e o distanciamento social, o trabalho remoto ganhou mais espaço no mundo todo e tornou-se fundamental para que as empresas não precisassem paralisar sua operação e seus projetos 100%. A necessidade do mercado possibilitou à Techware intensificar sua atuação remota na implantação do software Rhevolution, alinhando as equipes de Consultoria e TI com a equipe do cliente de forma ágil e fluida durante todo o projeto.

Além da agilidade nos processos, a Techware confirma que o novo modelo de trabalho possibilita a construção de confiança e empatia entre as equipes, já que a implantação remota torna os processos mais desafiadores. Como exemplo, vamos ilustrar uma aeronave em que de um lado da cabine estão os pilotos garantindo a segurança de todos os passageiros com seus conhecimentos técnicos, enquanto do outro estão diversos passageiros aflitos e inseguros, dependendo apenas das mensagens dos tripulantes. Afinal, como garantir a confiança de quem está comandando sem deixar os passageiros, do outro lado da aeronave, inseguros com o voo?

Quando analisamos a cena, entendemos que a distância pode sim ser um empecilho, mas nesse caso tem se mostrado positivo em diversos momentos. José Afonso enfatiza que já consegue notar benefícios incontáveis das equipes envolvidas: “O trabalho remoto tornou a comunicação mais assertiva devido ao comprometimento dos envolvidos que estão distantes. Os processos passaram a ficar mais alinhados, com mais eficiência (já que a equipe se comunica com mais precisão), além de reduzir prazos e custos.”

E não pense que essa decisão foi de uma hora para outra. Na verdade, essa transformação digital já é praticada há um bom tempo e envolveu diversos cuidados com algumas áreas, conforme informado pelo gerente da área de Implementação da Techware, Jaidson Pólvora:

• Consultoria: foi necessário apresentar para os consultores como seria a implantação, a reformulação dos documentos, o atendimento e a efetividade dos trabalhos.
  
• Recursos Humanos: envolvimento do lado humano incentivando as equipes e garantindo que eles entendessem todo o processo através de workshops e treinamentos.
  
• TI: análise e avaliação das ferramentas utilizadas para garantir eficiência da implantação.
• Cliente: foi essencial ouvir o cliente e entender o quão preparado ele estava para o novo modelo de trabalho.
• Kickoff Meeting: a apresentação inicial foi a área mais desafiadora para o gestor, pois tratava-se da construção de confiança e empatia entre a equipe e o cliente: “O modelo face a face muda completamente quando se trata do trabalho remoto. Algumas etapas eram necessárias que fossem presenciais e essa mudança precisava ser bem assertiva”, afirma Jaidson. 

Das etapas em formato remoto, o Kickoff Meeting é substancialmente presencial. Nele fazemos os alinhamentos essenciais do projeto, dividimos as tarefas e determinamos os responsáveis por cada etapa do projeto. Estabelecer a confiança neste momento é crucial para conduzir o projeto remotamente. 

A empresa orgulha-se profundamente de oferecer sempre o que há de mais novo com a tecnologia. O gestor de implantação afirma: A modalidade remota veio para ficar. A situação atual do mundo vai quebrar paradigmas e fortalecer a questão da transformação digital”. 

Para conhecer o processo remoto da implementação do software Rhevolution, acesse: https://techware.com.br/.