Implantação de Software de RH: o que é e como desenvolver uma estratégia eficaz

Sistemas empresariais são fundamentais em qualquer estrutura organizacional no contexto tecnológico atual. Podemos contar com softwares para otimizar e automatizar tarefas de todos os níveis e em todos os departamentos.

 

Quando falamos da adoção de sistemas na área de Recursos Humanos e Departamento Social, como para folha de pagamento e gestão de RH,  o processo de escolha do software adequado às necessidades das equipes demanda dedicação e muita pesquisa. Afinal, é um investimento a longo prazo. Uma vez que a escolha é feita, vem uma etapa crucial e que, se não for bem executada, pode causar muito estresse: a implantação da ferramenta.

 

Para que o software realmente consiga desempenhar ao máximo sua função e potencializar as equipes, é preciso que a etapa de implantação seja realizada da maneira correta. Parece óbvio, mas a verdade é que muitos processos de implantação ainda são ineficientes, causando frustrações desde o início tanto para o cliente quanto para o fornecedor.

 

Neste conteúdo, falaremos como a implantação de sistemas é uma demanda importante e pode ser realizada de forma prática e leve, sem ser um processo traumático e sem causar dores de cabeça. Boa leitura!

O que é uma implantação de software de RH?

A implantação de software é, como o próprio nome diz, a instalação do software no ambiente onde ele será utilizado. Um processo no qual uma empresa, após selecionar a melhor solução de acordo com as suas necessidades, precisa cumprir da melhor forma, para começar a utilizar esta nova ferramenta em uma determinada área, como Marketing, Recursos Humanos, Departamento Pessoal, Financeiro, entre outros. 

 

No RH, geralmente, nos referimos a softwares de folha de pagamento, HCM – Human Capital Management, automação de atividades burocráticas e estratégicas cruciais para o negócio. Por isso, a implantação é um processo que merece ser tratado com bastante atenção, já que uma série de atividades operacionais, estratégicas e administrativas podem depender diretamente do uso desses sistemas na rotina da área.

 

Como cada empresa possui suas particularidades, é na implantação o momento de preparar o software com as configurações adequadas para a organização. Além disso, um novo sistema impacta diretamente no dia a dia e no modo de trabalho dos colaboradores. Esse também é um período de adaptação e de aprendizagem – tanto do sistema quanto das equipes.

 

O impacto da implantação de software no desempenho empresarial

 

Você sabia que entre 60% a 70% de projetos de mudança organizacional falham? Vamos refletir rapidamente sobre isso. 

 

De modo geral, um projeto de implantação de um sistema empresarial pressupõe um conjunto de mudanças dentro da organização. Geralmente, há envolvimento de diversas áreas e a transformação de uma série de processos, impactando na rotina corporativa.

 

É por isso que, se um projeto como esse não for estruturado e organizado, cumprindo cuidadosamente cada uma de suas etapas e aplicando metodologias consagradas, as chances de falhas e frustrações ao longo da implantação – ou pior, durante o uso da nova solução – aumentam de forma significativa.

 

“O sucesso ou fracasso de uma iniciativa de mudança não está ligado apenas a iniciar, planejar, monitorar, executar e avaliar o projeto que fomentará a mudança. Ele também envolve a preparação da sua organização para a transformação, assegurando o comprometimento das partes interessadas e engajando os patrocinadores executivos para defender e apoiar a mudança, antes, durante e depois da sua implementação.” (Possibilitando mudanças organizacionais através de Iniciativas Estratégicas – PMI’s Pulse of the profession) 

 

Com isso em mente, vamos entender como desenvolver uma estratégia eficaz para um plano de implantação de software bem-sucedido. Continue lendo!

Conheça as principais etapas de uma implantação de sistema de RH

 

• Prospecção e início do projeto

O processo de implantação começa, na verdade, no momento da busca pela solução, seguido pela análise das opções de mercado e decisão pela contratação do software que melhor atende às necessidades da organização. Isso porque a adoção de um novo sistema geralmente impacta o dia a dia das equipes – podendo impactar até outras áreas além de RH e DP, já que, por exemplo, integrações com outros sistemas corporativos são bem possíveis e prováveis de serem feitas.

• Planejamento estratégico e tático

O planejamento é fundamental em dois sentidos:

• A equipe precisa realizar um planejamento interno, mapeando os impactos do sistema na rotina e as mudanças necessárias a serem feitas para que os profissionais possam se adequar ao software da melhor forma possível. Nessa etapa, reforçamos que é importante que a cultura organizacional esteja preparada e em sintonia com o avanço tecnológico e transformação de processos, e que os procedimentos sejam viabilizados, de fato, pela implantação do novo sistema de informações. 
• A equipe e o fornecedor do software – caso este seja também o responsável pela implantação – devem estar alinhados quanto ao planejamento estratégico da implantação, estabelecendo um cronograma realista e equilibrado desde sua fase inicial. Os fatores críticos de sucesso encontram-se, principalmente, na existência de um forte patrocínio, na definição clara de perfis de responsabilidades e no gerenciamento atuante.

• Execução e controle

Depois do planejamento, é preciso ter um plano para execução e estabelecer com clareza as métricas de controle por área de conhecimento, além de quais serão os critérios para caracterizar se a etapa está completa – determinando, também, o nível da estrutura organizacional do projeto para o qual serão direcionadas as decisões.

 

• Capacitação das equipes

A equipe responsável pelo projeto dentro da empresa – especialmente, os profissionais que serão os Key Users da ferramenta em questão – deve passar por uma imersão no sistema, de modo a aprender a utilizar suas funcionalidades de ponta a ponta. Além disso, em conjunto com o implantador, também é importante contemplar informações e pontos estratégicos, possibilitados pela tecnologia, de acordo com as particularidades e objetivos da organização.

• Acompanhamento pós-implantação

Mesmo ao fim do projeto de implantação de um sistema, ainda existe o contexto de adaptação das equipes e da cultura organizacional. Portanto, o contato próximo e a parceria entre o cliente e o fornecedor do software é imprescindível.

 

8 Dicas para uma implantação de software de RH de sucesso

Muito provavelmente você já ouviu (ou viveu) histórias traumatizantes sobre uma implantação de sistema corporativo. Mas é preciso desmistificar as implantações! É possível realizá-las sem dor de cabeça. Por isso, separamos algumas dicas abaixo:

 

 

Escolha um fornecedor que tenha aderência à sua empresa

Um dos principais aspectos é ter confiança no fornecedor contratado. A relação deve ser de parceria mútua, já que ambas as partes possuem o mesmo objetivo final.

 

Além disso, também é importante verificar se o fornecedor possui clientes e cases parecidos com a sua empresa e se compreende o segmento em que sua empresa está inserida.

Envolva todos os colaboradores das equipes que serão impactadas pelo novo software desde o início do projeto

Conforme falamos anteriormente, a adaptação à cultura empresarial é fundamental para que a implantação ocorra da melhor forma e para que o software contribua ao máximo possível para a organização. Para que isso aconteça, as pessoas devem estar cientes, envolvidas e engajadas no projeto, sabendo o papel que cada uma deve desempenhar neste momento, provocando ou facilitando a mudança.

Mapeie com antecedência os pontos críticos do projeto

Antes de colocar a mão na massa, é importante, no momento do planejamento, mapear os riscos e pontos críticos – como, por exemplo, as integrações com sistemas legados. O fornecedor deve estar ciente e preparado para auxiliar e contribuir na resolução e mitigação dessas questões.

Deixe explícito quais as “dores” que o novo software resolve para criar o senso de urgência

O mapeamento das “dores” e problemas que precisam ser resolvidos na área vem ainda antes da busca por um sistema – que será o impulsionador das equipes envolvidas. Mas deixar isso claro para os colaboradores antes e durante o projeto é essencial para naturalmente causar o senso de urgência da implantação, justificando a importância do software e mostrando como ele impactará as atividades do time, potencializando os resultados de modo geral.

Desenvolva com o fornecedor um cronograma bem claro a ser atualizado periodicamente

Um outro “grande segredo” para uma implantação de sucesso é a definição das entregas e o acompanhamento de um cronograma. Planejamento, monitoramento e controle devem ser palavras de ordem. Em projetos complexos, o nível de granularidade das entregas é fundamental: é importante definir pequenas entregas e garantir a realização de cada uma delas. 

Defina o modelo de treinamento das equipes

Existem várias metodologias para treinar as equipes responsáveis pelo projeto durante um projeto de implantação de software. Após a conclusão da implantação, os colaboradores da empresa devem estar familiarizados com o sistema e seguros para operá-lo sozinhos. Portanto, é fundamental planejar claramente não só as configurações do software, mas também a melhor forma de passar o conhecimento estratégico e operacional em relação à ferramenta.

Faça testes em conjunto com o fornecedor antes do Go Live e negocie um período de acompanhamento após a finalização do projeto

A etapa de validação e testes das configurações e das funcionalidades do sistema deve fazer parte do cronograma de implantação para verificar que a ferramenta está aderente ao negócio e às regras da empresa. É importante que o fornecedor acompanhe isso para trazer segurança aos colaboradores que passarão a operar o software. Treino é treino e jogo é jogo, certo?

 

Além disso, após o “Go Live”, quando o sistema estiver oficialmente no ar e sendo operado pelo cliente, o ideal é que haja um período em que o fornecedor continue próximo dos colaboradores e acompanhando a operação, para garantir que o software seja utilizado da melhor forma possível.

 

Faça com que o sistema e o que ele representa sejam parte da cultura empresarial

 

 

 

Também falamos sobre como a implantação de um software geralmente vem acompanhada de várias mudanças na empresa e, sobretudo, nas equipes envolvidas – e como as implantações tendem a falhar se a organização não estiver preparada para essa transformação.

 

Por isso, é muito importante que o sistema – e toda a inovação que ele representa – esteja alinhado, de fato, aos valores culturais, numa campanha impulsionada pelas áreas de RH e DP. Afinal, são as duas áreas que geralmente inspiram a mudança nas demais equipes.

Smart Implementation da Techware: o melhor software de Folha e RH do mercado com uma implantação prática, simples e eficaz!

A Consultoria Techware viabiliza condições para que as implantações sejam conduzidas em tempo recorde e com altos padrões de qualidade e segurança. Por isso, criamos o que chamamos de Smart Implementation.

 

Com o Smart Implementation, o seu projeto será conduzido por uma equipe de profissionais experientes que conhecem tanto de tecnologia quanto dos processos de administração de pessoal, facilitando a comunicação com sua empresa e agilizando a entrada em produção. 

 

O Método de Implantação Techware (MIT) foi desenvolvido para garantir uma rápida, econômica e segura implantação do Rhevolution. Ele é baseado nas melhores práticas recomendadas pelo PMBoK™.

 

A Techware criou também recursos e ferramentas exclusivas que aceleram a implantação do projeto. Conheça: 

 

• Rhevolution Migration, para a importação dos dados;
• Base Template, para os roteiros de cálculos e configurações mais triviais;
• Workshops, para capacitar a sua equipe e dar autonomia para sua empresa;
• Roteiros de testes, para guiar e apoiar a condução das validações.

 

Tudo isso para garantir algo muito importante para nós: temos obsessão por projetos ON TIME, ON BUDGET, ON TARGET!

Case de sucesso de implantação Rhevolution Techware

Conheça um dos nossos cases de sucesso. Sandra Gindero, de RH, e Walter Borges, de TI, falam da escolha do software Rhevolution da Techware para suportar a expansão da Polishop no Brasil, e destacam como a velocidade da implantação foi fundamental para o sucesso do projeto.

 

A perfeita união de pessoas, processos e ferramentas para que sua empresa consiga se beneficiar das funcionalidades da solução mais rapidamente e antecipando o payback de seu projeto.

 

Quer saber mais sobre como podemos ajudar a sua empresa a evoluir? Converse com um TechDesigner!